當員工決定離職時，除了處理內部流程，您還需要通知客戶。撰寫通知客戶員工離職的英文信件，除了禮貌之外，也能避免客戶的混淆和不便。 在英文中，離職信稱為resignation (letter)，而「遞辭呈」可以說成hand in / turn in / submit / tender one’s resignation或give two weeks’ notice。美國的慣例是離職前至少兩週提出通知，因此也常用 two weeks’ notice表示離職通知。 通知客戶時，請務必保持專業、禮貌且簡潔，明確說明離職日期、提供替代聯繫方式，並引薦接手者。建議在信件末尾附上公司的聯絡資訊，確保客戶能找到您。
這篇文章的實用建議如下(更多細節請繼續往下閱讀)
- 在撰寫通知客戶的離職信時，務必明確書寫員工的離職日期並提供替代聯繫方式。這不僅有助於客戶提前做出安排，還能減少對未來服務的困惑和不便。例如，您可以在信中寫道：「我們的同事[員工姓名]將於[最後工作日]離開我們，若您需要協助，可以聯繫[接手者姓名]，他的聯繫方式是[接手者電子郵件地址]。」
- 為確保信件的專業形象，建議使用公司信頭或電子郵件簽名，並在信件末尾附上公司聯絡資訊。這樣不僅顯示公司的專業性，還方便客戶在有需要的時候迅速找到您，進一步增強信任感。
- 在信件中不妨表達感謝和良好的祝願，這樣不僅有助於保持良好的客戶關係，還能展現公司的關懷態度。例如，您可以結尾道：「感謝您對我們的信任，期待未來繼續與您合作，共創佳績。」這樣的表達能夠讓客戶感受到被重視與尊重。
通知客戶員工離職：保持專業與禮貌
當一名員工選擇離開公司時，除了妥善處理內部流程外，向客戶發送通知也是至關重要的一步。這不僅展現了公司的專業態度，還能減少客戶的困惑與不便，保持他們對公司信任的基礎。無論是透過電子郵件還是正式信函，通知內容應該明確而禮貌，幫助客戶充分理解離職情況。
首先，明確指出員工的離職日期是十分必要的，這能讓客戶提前做好相關安排。例如，您可以如此表述：「我們的同事[員工姓名] 將於[最後工作日] 離開[公司名稱]。」此外，為了便利客戶，最好提供該員工的替代聯繫方式，例如私人電子郵件或電話號碼，讓客戶能在需要時直接聯絡。
若離職會對客戶的服務造成影響，則必須及時提供接手者的詳細資訊，以確保客戶無縫連接新負責人的支持服務。您可以這樣告知客戶：「[接手者姓名] 將接管[員工姓名]的職務，您可以通過[接手者電子郵件地址]或[接手者電話號碼]與他聯絡。」
在通知的結尾，表達對客戶的感謝與支持亦十分重要，您可以寫道：「感謝您對我們的信任，期待未來繼續與您合作，共創佳績。」這不僅展示了公司的誠意，也能加深與客戶的良好關係。
為了展現專業形象，請使用公司信頭或電子郵件簽名，並可在信件末尾附上公司聯絡資訊，這樣客戶在有需要時能迅速找到您。
總之，通知客戶員工離職是維持良好客戶關係的一個重要程序。用心撰寫的通知信不僅能幫助客戶理解情況，還能讓他們感受到公司的專業與關懷，確保服務的順利過渡。
通知客戶員工離職英文. Photos provided by unsplash
如何撰寫離職信的開頭
當您決定離職時，撰寫一封符合商業風格的英文信件至關重要。信件的開頭應直接切入正題，以清晰的方式陳述您的 職位名稱、 公司名稱 、 離職生效日期 和 最後一天的工作日期。這樣，收件人能夠迅速了解您的意圖，並準確掌握相關的離職資訊。以下是範例：
Dear [主管姓名],
This letter serves as formal notification of my resignation from the position of [職位名稱] at [公司名稱], effective [離職生效日期]. My final day of employment will be [最後一天的工作日期].
這種精簡而清晰的開頭方式，不僅有助於收件人快速理解您的離職意圖，也展現了您的專業素養。避免使用冗長的語句，比如「我寫信告知您我即將離職」或「我決定辭職」，因為這樣的表達容易讓人感到啰嗦。此外，儘量避免感性詞彙，如「我很抱歉」或「我感到很遺憾」，以確保您的信件保持專業且直接。
在開頭段落中，請務必檢查信息的準確性，並採用明確簡潔的語言。這將幫助收件人快速了解您的離職意願，並為後續的交接作業奠定基礎。
通知客戶員工離職英文結論
有效地通知客戶員工離職英文，是維持良好客戶關係的關鍵。專業而禮貌的通知信，能幫助客戶理解情況，並感受到公司的專業與關懷，確保服務的順利過渡。透過本文提供的技巧和範例，您可以輕鬆撰寫出符合商業禮儀的通知信，讓客戶在員工離職後仍然感受到公司的可靠與支持。
請記住，無論您的員工為何離職，以清晰、簡潔且專業的態度向客戶傳達訊息至關重要。在通知客戶員工離職英文的過程中，保持良好的溝通，並提供必要的資訊，才能確保客戶的信任和合作關係持續穩固。
通知客戶員工離職英文 常見問題快速FAQ
我應該如何告知客戶員工的聯絡資訊？
在通知信中，可以提供員工的私人電子郵件地址或電話號碼，讓客戶在需要時能直接聯繫到他。但建議在信件中先徵求員工同意，並確認他們願意提供個人聯絡資訊。
如果沒有接手者，我該如何通知客戶？
如果沒有人接手離職員工的工作，在通知信中可以明確告知客戶，並提供公司聯絡資訊，讓客戶在需要協助時能與公司聯繫。也可以說明公司會盡力協助客戶解決問題，以確保客戶的權益不受影響。
通知信的语气应该如何？
通知信的语气应该保持专业、礼貌且简潔，以避免客戶感到困惑或不愉快。避免使用负面或消极的词语，例如「離開」、「離職」、「不再負責」等。可以用更積極的詞語，例如「轉換職涯」、「加入新團隊」等。