在商務書信中，使用 “Dear Sirs” 作为开头致敬语，已经不再是合适的做法。它显得过时且不专业，尤其在多元化的现代社会。那么，该如何正确地向多个收件人表达敬意呢？答案是，根据收件人的身份和性别进行不同的选择。例如，如果你确定收件人身份低于你，且为男性，可以使用 “To all”，如 “To all Sales Representatives”。如果你不确定收件人身份或性别，可以使用 “To whom it may concern”。如果确定收件人身份比你高，并了解他们的职位，则直接称呼他们的职位，如 “Dear Mr. Smith, Dear Ms. Jones, Dear Marketing Manager, Dear Sales Director”。而对于多位身份比你高，且你知道他们职位的收件人，可以称呼 “Dear [职位]”，例如 “Dear Marketing Managers, Dear Sales Directors”。需要注意的是，即使使用 “Dear [职位]”，也应该避免 “Dear Sirs/Madams”。建议尽量避免使用 “Dear Sirs”，并根据实际情况选择合适的称呼方式，以提升你的商務書信的专业度和礼貌性。
這篇文章的實用建議如下(更多細節請繼續往下閱讀)
- 在撰寫商務書信時，儘量避免使用「Dear Sirs」。您可以根據收件人的身份和性別選擇其他更合適的稱呼，例如「Dear [職位]」、「Dear [部門名稱]」或直接使用收件人的姓名，這樣能更好地反映當前的多元化社會並展現您的專業性。
- 如果您對收件人的身份和性別不確定，選擇「To whom it may concern」作為通用稱呼，這樣可以避免任何性別偏見或不當表達的風險，保證您的溝通結果保持禮貌和專業。
- 在針對多位收件人時，您可以使用「Dear [職位]」的方式來稱呼，例如「Dear Marketing Managers」或「Dear Sales Directors」，這能強調您的尊重，同時避免性別偏見的問題，有助於增強商務書信的有效性和權威性。
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在商務書信中，如何避免「Dear Sirs」的錯誤
在商務溝通中，一封得體的書信能顯著提升您信息的權威性與有效性。特別是當收件人為多位時，稱呼的選擇尤為重要。過去，我們常常使用「Dear Sirs」來尊稱多位男性收件人，但在當今多元化社會中，這種做法已顯得有些過時且缺乏專業性。
隨著性別平等及文化多樣性的意識不斷提升，僅依賴「Dear Sirs」來稱呼多位收件人，可能會被視為不尊重或不夠專業。在現代商務環境中，收件人可能同時包括女性、非二元性別人士，甚至全體組織或公司代表，用「Dear Sirs」無法恰當反映當前的多樣性。
因此，為了避免使用「Dear Sirs」帶來的誤解與不適，我們需要考慮更為合適的稱呼方式。接下來，我們將深入探討在不同情況下，如何選擇適當的稱謂，從而讓您的商務書信更具專業性與禮貌性，提高溝通的有效性。
「Dear All」的使用：
在商務書信中使用 “Dear All” 時需要格外謹慎，因為這一稱呼可能顯得過於非正式，尤其是在面對客戶或上級的信函中。雖然 “Dear All” 常見於群發郵件或向多人發送問候，但並不適合所有場合。以下是 “Dear All” 的一些合適用法及注意事項：
- “Dear All Readers”： 此稱呼適合用於針對廣大讀者的通告或新聞稿，例如雜誌或網站的編輯信，能夠有效傳達訊息。
- “Dear All Colleagues”： 此用法適合內部通知或郵件，具體如公司會議通知或團隊合作訊息。不過，如果收件人中有不同職級的人士，包括上司，建議選擇更為尊重的稱謂，如 “Dear Team” 或 “Dear Colleagues”。
需要特別指出的是，”Dear All” 的適用性往往受文化背景和企業文化的影響。在某些文化中，”Dear All” 可能被視為不夠禮貌，而更為正式的稱呼如 “Dear Sirs” 或 “Dear Madam/Sir” 則被認為是更合適的選擇。因此，撰寫商務書信時，了解收件人的文化背景及其職位至關重要，這有助於選擇最合適的稱呼，從而避免誤解和冒犯，提升書信的專業度。
dear sirs用法. Photos provided by unsplash
避免性別歧視：選擇更包容的稱呼
在當今商務交流中，使用「Dear Sirs」作為致敬語已顯得不合時宜，且缺乏禮貌。這一用法隱含著所有收件人均為男性的假設，無視了女性及其他性別認同者的存在，容易引發性別歧視的問題。因此，我們建議選擇更具包容性的稱呼，以展現您的專業形象和對多元化的尊重。以下是幾個值得考慮的替代方案：
- 「Dear Sir/Madam」：這是最為普遍的替代選擇，適用於您未確認收件人性別的情形。此稱呼在表達對收件人的尊重的同時，有效避免性別偏見。
- 「Dear [部門名稱]」：若您已知收件人所屬部門，使用「Dear [部門名稱]」能夠取代「Dear Sirs」。例如，「Dear Marketing Department」或「Dear Human Resources Department」。
- 「Dear [公司名稱]」：在無法得知收件人姓名或部門時，可以用「Dear [公司名稱]」來替代「Dear Sirs」，如「Dear [公司名稱] Team」或「Dear [公司名稱] Management」。
- 「To Whom It May Concern」：當您完全不清楚收件人資料時，這個詞組仍然是一個合適的選擇。縱然這是一種較為正式的稱呼，但它依然是一個有效避免性別歧視的方式。
除了消除性別歧視的必要性，選擇更具包容性的稱呼還能顯著提高您的商務信件的專業度。這種技巧體現了您對多元文化和包容性的重視，讓收件人能夠感受到您的尊重與專業。因此，在撰寫商務信件時，請認真考慮您所使用的稱呼，避免使用過時的「Dear Sirs」，以彰顯您的專業素養並表達對多元文化的支持。
| 稱呼 | 適用情況 | 備註 |
|---|---|---|
| Dear Sir/Madam | 您未確認收件人性別時 | 最為普遍的替代選擇，有效避免性別偏見。 |
| Dear [部門名稱] | 您已知收件人所屬部門時 | 例如，「Dear Marketing Department」或「Dear Human Resources Department」。 |
| Dear [公司名稱] | 在無法得知收件人姓名或部門時 | 如「Dear [公司名稱] Team」或「Dear [公司名稱] Management」。 |
| To Whom It May Concern | 您完全不清楚收件人資料時 | 較為正式的稱呼，依然是一個有效避免性別歧視的方式。 |
「Dear Sirs」的性別敏感性
隨著性別平等意識在現代職場中愈發受到重視，使用「Dear Sirs」這一傳統稱呼已經不再適宜。這種表述不僅侷限於男性，還可能無意中忽視女性的參與，因而被視為一種性別歧視。在商務書信中，我們應當優先考慮多元性和包容性，避免使用這類性別歧視的稱呼方式。
當撰寫給某家公司的信件時，即使你對收件人的性別一無所知，也應避免「Dear Sirs」的用法。這不僅可能對女性收件人造成冒犯，還會令人感到不夠專業。取而代之的更佳方法是使用「Dear Sir or Madam」，或是更直接地用公司的名稱來稱呼，例如「Dear [公司名稱]」。這樣的表述不僅更顯禮貌，還能有效避免性別偏見。
另外，如果你已知收件人的姓名和性別，可以相應使用「Dear Mr. [姓名]」或「Dear Ms. [姓名]」。而在對性別不確定的情況下，「Dear [姓名]」或「To Whom It May Concern」都是合適的替代選擇，既保證了專業度，也表達了尊重。
總結來說，在商務書信中，應當盡量避免「Dear Sirs」這一歧視性稱呼，轉而選擇更為中立和尊重性別平等的表達方式，這樣不僅能展現出你的專業素養，還能表達對性別平等的重視與支持。
避免使用過於正式的稱呼
在現代商務環境中，過於正式的稱呼往往顯得過時且不夠專業。雖然「Dear Sirs」曾經是商務書信的通用開頭，如今更受青睞的是包容性和時尚感兼具的稱呼方式。例如，您可以使用「Dear [公司名稱]」或直接寫「Dear [收件人姓名]」。這不僅表達了更高的禮貌，也顯示出您對收件人身份的重視。
此外，「Dear Sirs」的使用有可能引發歧義。在當前多元化的工作環境中，許多公司內部都有女性高管或領導者，因此這一稱呼可能會無意中忽略她們，造成不必要的誤會。因此，我們強烈建議您避開「Dear Sirs」，選擇更具包容性的稱謂，如「Dear [部門名稱]」或「Dear [職位名稱]」。
這裡列出了一些符合當前潮流的商務書信稱呼方式：
- Dear [公司名稱]：適用於不知道收件人姓名，但您知道公司名稱的情況。
- Dear [部門名稱]：適用於需要聯繫特定團隊卻不知具體收件人的情況。
- Dear [職位名稱]：適合於知道收件人職位但不清楚姓名的情形。
- Dear [收件人姓名]：適用於您與對方已有一定熟識，知曉其姓名的場合。
選擇恰當的稱呼方式不僅能增強您的專業形象，還能使您的商務書信更具親和力，從而促進更有效的溝通。
Dear Sirs用法結論
商務書信的禮儀細節不容小覷，一個恰當的稱呼能為您的信件增添專業性，並展現您對收件人的尊重。在商務溝通中，使用 “Dear Sirs” 已不再是合適的選擇。隨著社會多元化的發展，”Dear Sirs” 的用法容易引發性別歧視和不專業的印象。
為了避免使用 “Dear Sirs” 帶來的誤解和不適，我們建議您根據實際情況選擇更合適的稱呼方式。例如，您可以使用 “Dear [公司名稱]”、”Dear [部門名稱]”、”Dear [職位名稱]”，或是直接寫 “Dear [收件人姓名]”。
無論選擇哪種稱呼方式，請務必確保它符合您的公司文化、收件人的身份，以及您的溝通目的。記住，一個得體的稱呼能讓您的商務書信更具說服力，並為您帶來更好的溝通效果。
Dear Sirs用法 常見問題快速FAQ
1. 為什麼使用「Dear Sirs」不再合適？
「Dear Sirs」過去常被用來稱呼多位男性收件人，但現在已經顯得過時且缺乏專業性。當今社會，性別平等和包容性意識越來越強，使用「Dear Sirs」會讓人覺得你忽略了女性和非二元性別人士，缺乏對多元化的尊重。因此，為了展現你的專業素養和對性別平等的重視，建議你選擇更具包容性的稱呼方式。
2. 如果我不知道收件人的性別，應該如何稱呼？
當你不知道收件人的性別時，可以使用「Dear Sir/Madam」或「Dear [公司名稱]」。「Dear Sir/Madam」是一個通用的稱呼，適用於你無法得知收件人性別的情況。「Dear [公司名稱]」則適用於你不知道收件人姓名，但知道公司名稱的時候。這兩種稱呼方式都能有效避免性別歧視，並表達對收件人的尊重。
3. 如果是寫給一個團隊的信件，應該如何稱呼？
寫給一個團隊的信件時，可以使用「Dear [部門名稱]」或「Dear [職位名稱]」。例如，你可以寫「Dear Marketing Department」或「Dear Sales Directors」。這兩種稱呼方式都能清楚地表明你的信件是寫給整個團隊的，而不是單個人。此外，使用這些稱呼也能讓你避免使用「Dear Sirs」或其他可能具有性別歧視意味的稱呼方式。